Протокол зборів ТОВ

Питання: Регламентируется ли какими-либо нормативными актами, кроме Закона "О хозяйственных обществах", форма протокола собрания участников ООО? В частности: 1. действительно ли директор ООО (один из участников) не может председательствовать на собрании? 2. обязательно ли в протоколе, кроме списка присутствующих, указывать суммарную долю их голосов, которая может быть легко определена по уставу ООО?
Відповідь:

Вимоги щодо документів юридичних осіб регламентуються вказаним Вами Законом України «Про господарські товариства» від 19.09.1991 р. (із змінами і доповненнями), а також Цивільним кодексом України (ЦКУ), Господарським кодексом України (ГКУ), Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців» від 15.05.2003 р. (із змінами і доповненнями). Однак, ці законодавчі акти містять в основному чіткі вимоги щодо установчих документів (статуту в товаристві з обмеженою відповідальністю), наприклад, стаття 57 ГКУ, а також в деякій мірі регламентують порядок прийняття рішень вищим органом управління товариством (наприклад, стаття 98 ЦКУ).

Лише Закон України «Про господарські товариства» у статті 60 визначає, що голова зборів товариства організує ведення протоколу зборів, ведення книги протоколів. Крім того, голова зборів разом із секретарем зборів кожного разу при проведенні зборів підписує перелік учасників, які беруть участь у зборах, із зазначенням кількості голосів, яку має кожен учасник. Таким чином, Закон визначає необхідність провести реєстрацію учасників, які беруть участь у зборах, із зазначенням кількості голосів кожного з них, а також зафіксувати прийняті зборами рішення в протоколі. Вказану інформацію можливо оформити як одним документом (протоколом), так і окремими документами (переліком зареєстрованих учасників та протоколом).

Слід зауважити, що в разі, якщо загальні збори учасників товариства проводяться для внесення змін до статуту товариства, то державному реєстратору для проведення державної реєстрації змін слід буде подавати як протокол про внесення змін, так і документ,  що підтверджує  правомочність  прийняття рішення про внесення змін до установчих  документів (стаття 29 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців»). Таким документом може бути перелік зареєстрованих учасників товариства на зборах із посиланням на статут про те, чи дотримано прописаної в статуті процедури при прийнятті рішення, чи за наявного представництва учасників орган повноважний (правомочний) приймати рішення, чи достатньо голосів повноважних осіб для прийняття рішення.

Закон України «Про господарські товариства» також визначає, що Генеральний  директор  (директор)  не  може  бути   одночасно головою загальних зборів учасників товариства (стаття 62), що є прямою законодавчою забороною.

Детальніші вимоги щодо оформлювання протоколу як організаційно-розпорядчого документу, зокрема щодо його реквізитів, містяться в держстандарті ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.


Примітка: відповідь станом на 21 грудня 2010 року.